top of page
Pisania na laptopie

Jak pracujemy - krok po kroku 

W P.H.U. „ARKONA” S.C. stawiamy na jasne zasady, przewidywalny proces i partnerską współpracę.
Dzięki temu możemy zapewnić wysoką jakość organizowanych imprez turystycznych oraz sprawną i bezpieczną realizację wyjazdów dla grup zorganizowanych. Poniżej przedstawiamy standard obsługi klienta obowiązujący w naszym biurze.

Zapytanie ofertowe

Proces współpracy rozpoczyna się od przesłania zapytania ofertowego, zawierającego podstawowe informacje:

  • termin wyjazdu,

  • kierunek / program,

  • przybliżoną liczbę uczestników,

  • charakter grupy (np. szkoła, instytucja, grupa dorosłych).

Na tej podstawie analizujemy możliwość realizacji imprezy.

Przekazanie oferty

Po analizie zapytania przygotowujemy konkretną ofertę, opartą na:

  • określonym programie,

  • jasno wskazanych świadczeniach,

  • warunkach realizacji.

Oferta przekazywana jest drogą mailową i ważna jest przez 14 dni od daty jej przesłania.

Akceptacja oferty

Akceptacja oferty następuje poprzez:

  • potwierdzenie warunków,

  • podpisanie umowy o organizację imprezy turystycznej w wyznaczonym terminie.

Brak informacji zwrotnej w terminie 14 dni skutkuje automatycznym anulowaniem oferty.

Zawarcie umowy

Umowa o organizację imprezy turystycznej:

  • precyzuje zakres świadczeń,

  • określa minimalną liczbę uczestników,

  • wskazuje terminy płatności i obowiązki stron.

Dopiero podpisana umowa stanowi podstawę do dalszych działań organizacyjnych.

Płatności

Realizacja imprezy odbywa się zgodnie z harmonogramem płatności określonym w umowie:

  • wpłata zaliczki w  terminie 30 dni od dnia zawarcia umowy,

  • wpłata pozostałej kwoty najpóźniej w dniu rozpoczęcia imprezy.

Brak terminowych wpłat skutkuje anulowaniem realizacji zlecenia.

Organizacja i przygotowanie wyjazdu

Po spełnieniu wszystkich warunków formalnych i finansowych:

  • rozpoczynamy właściwą organizację imprezy,

  • dokonujemy rezerwacji świadczeń,

  • ustalamy szczegóły logistyczne.

Zleceniodawca zobowiązany jest do terminowego przekazania listy uczestników najpóźniej na 7 dni roboczych przed realizacją imprezy turystycznej oraz wymaganych dokumentów.

Realizacja imprezy turystycznej

Impreza realizowana jest:

  • zgodnie z programem i umową,

  • pod opieką pilota i/lub przewodnika,

  • z zachowaniem obowiązujących przepisów i zasad bezpieczeństwa.

Uczestnicy zobowiązani są do stosowania się do poleceń kadry organizacyjnej.

Reklamacje i uwagi

Ewentualne uwagi dotyczące realizacji imprezy należy:

  • zgłaszać niezwłocznie w trakcie trwania wyjazdu,

  • a następnie w formie pisemnej, w terminie określonym w umowie i Ogólnych Warunkach Uczestnictwa.

Pozwala to na sprawne i rzetelne rozpatrzenie zgłoszenia.

Kontakt z biurem

Kontakt z naszym biurem odbywa się:

  • w dni robocze od poniedziałku do piątku,

  • w określonych godzinach pracy, tj. 8:00 - 16:00

  • za pośrednictwem wskazanych kanałów komunikacji (telefon lub email).

Dzięki temu zapewniamy sprawną obsługę i odpowiedni czas reakcji.

Dlaczego pracujemy w tym standardzie?

​

Przyjęty model współpracy pozwala:

  • ograniczyć niepewność i chaos organizacyjny,

  • zapewnić wysoką jakość realizacji,

  • budować długofalowe, partnerskie relacje z klientami,

  • zagwarantować przewidywalność i bezpieczeństwo wyjazdów.

​

Zaprojektowany przez nas standard obsługi Klienta to jasne zasady, wzajemny szacunek
i odpowiedzialność po obu stronach.

​

2.0 OGÓLNE WARUNKI UCZESTNICTWA W IMPREZACH TURYSTYCZNYCH - ARKONA

bottom of page